Spesen

.....damit Sie wissen was Sie zugut haben!

Grundsatz

Werden die Kosten von Dritten übernommen, kann keine Spesenentschädigung geltend gemacht werden. Vergütet werden in allen Fällen nur tatsächlich entstandene Auslagen.

Essen

Ein Anspruch auf eine Vergütung für eine Hauptmahlzeit besteht, wenn der oder die Arbeitnehmende vor 12 Uhr beziehungsweise 18 Uhr den Arbeitsort dienstlich verlassen muss oder nach 13 Uhr beziehungsweise 20 Uhr dorthin zurückkehrt. Entstehen Arbeitnehmenden am Arbeitsort oder am Wohnsitz wegen ausserordentlicher Beanspruchung – wie Teilnahme an Beratungen, Konferenzen oder bei einem Augenschein – Auslagen für Mahlzeiten, so haben sie Anspruch auf die Vergütung.

⇒ Wie viel?  Die Vergütung für die Hauptmahlzeit beträgt höchstens 23 Franken.

Besonderes

Arbeitnehmende dürfen – mit Zustimmung des Departementsvorstehers bzw. der Departementsvorsteherin – alle Auslagen für Mahlzeiten und Getränke geltend machen, wenn sie:

a)  zusammen mit Personen ausserhalb der Verwaltung eine Mahlzeit einnehmen müssen
b)  eine Person ausserhalb der Verwaltung zum Essen einladen

Mahlzeitenrechnungen von Kommissionen werden vollständig vom Staat beglichen, wenn eine Kommission mit Zustimmung des Departementsvorstehers bzw. der Departementsvorsteherin mit Fachleuten ausserhalb der Verwaltung eine Mahlzeit einnimmt.

In diesen besonderen Fällen sind die Rechnungen vom Departementsvorsteher bzw. der  Departementsvorsteherin zu visieren.

Übernachten

Ein Anspruch auf eine Vergütung für das Übernachten besteht, wenn die Rückfahrt am gleichen Tag nicht mehr möglich ist oder wenn das Übernachten aus Rücksicht auf die auswärts zu behandelnden Geschäfte notwendig ist.

⇒ Wie viel? Die Vergütungen betragen für das Übernachten mit Frühstück die tatsächlichen belegten Auslagen, welche in der Regel 150 Franken nicht übersteigen dürfen.

Bei mehrtägiger Abwesenheit werden für volle Abwesenheitstage 2 Hauptmahlzeiten und das Übernachten einschliesslich Frühstück vergütet, für die übrigen Tage die Entschädigung entsprechend der Abwesenheit ausgerichtet.

Fahren, Reisen

Öffentliche Verkehrsmittel

Für Dienstfahrten sind die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen, sofern dies nicht zu einem wesentlichen Zeitverlust führt. Die Bahnklasse kann frei gewählt werden und die belegten Auslagen werden entschädigt.
Wer auf Dienstreisen ein privates Halbtax-Abonnement oder Generalabonnement verwendet, kann den ganzen Betrag des verwendeten Tickets verrechnen, solange bis die Mehrkosten den Wert des günstigsten Halbtax-Abonnement vergüten.

Tickets online über den Businesstravel-Schalter bestellen:
Bereits seit dem Jahr 2009 hat der Kanton Solothurn mit den SBB einen Firmenvertrag für den Businesstravel-Schalter.
Alle Dienststellen haben die Möglichkeit, sich den Businesstravel-Schalter bei sich von der SBB einrichten zu lassen und die Vorteile zu nutzen:

  • Höhere Rabatte auf allen Tickets, da alle Dienststellen gemeinsam (inkl. Solothurner Spitäler AG, Solothurnische Gebäudeversicherung, Ausgleichskasse, Volksschulen) als ein Kunde betrachtet werden.
  • Jede Dienststelle erhält eine detaillierte Rechnung: Besteller, Reisender, Start und Reiseziel, Reisedatum und Preis.
  • Die Zugriffsberechtigungen können – je nach Bedürfnissen der einzelnen Dienststellen – zentral (z. B. im Sekretariat) erteilt werden oder als Direktzugriff für die Mitarbeitenden.
  • Mit dem Ausdruck der Online – Tickets am eigenen Arbeitsplatz entfällt das Anstehen am Schalter.

Fahrzeuge

Auf Amtsstellen, die über Dienstfahrzeuge verfügen, sind in erster Linie diese zu benützen.

Ist die Benützung privater Fahrzeuge unumgänglich, werden die effektiv gefahrenen Kilometer entschädigt. Massgebend ist die Distanz zwischen Amtssitz und Reiseziel. Liegt der Wohnort näher am Reiseziel als der Amtssitz, wird die kürzere Strecke verrechnet. Die Streckenwahl erfolgt unter dem Gesichtspunkt der Sparsamkeit.

Arbeitnehmende sind verpflichtet, andere Arbeitnehmende auf Dienstreisen unentgeltlich mitzuführen.

Sachschäden auf Dienstfahrten: siehe § 164 GAV.

Parkgebühren

Wer ein privates Fahrzeug für Dienstfahrten benützt, hat Anspruch auf die Vergütung allfälliger Parkgebühren. Wer am Arbeitsort einen Parkplatz auf eigene Kosten gemietet hat, kann für jeden Tag, an dem er das private Fahrzeug für Dienstfahrten benützen muss, einen Zwanzigstel der Monatsmiete in Rechnung stellen.

⇒ Wie viel? Für Automobile: 70 Rappen pro Kilometer für die ersten 7000 pro Jahr gefahrenen Kilometer, 55 Rappen für jeden weiteren Kilometer. Für Motorräder: 35 Rappen pro Kilometer. Für Motorfahrräder: 18 Rappen pro Kilometer.

Sonderregelungen

Bei Tagungen, Konferenzen, Repräsentationen und Kursen, an denen die Arbeitnehmenden nicht selber über das Ausmass der Auslagen befinden können, dürfen alle notwendigen Auslagen verrechnet werden, sofern das zuständige Departement die Teilnahme bewilligt hat.

Administratives

Auslagen für Dienstreisen sind auf besonderen Formularen (§ 158 GAV) monatlich in Rechnung zu stellen. Der Zweck der Reise und die Reisezeiten müssen angegeben und besondere Auslagen, soweit sie im GAV nicht ausdrücklich geregelt sind, schriftlich begründet werden. Die Belege sind beizulegen.

Die Finanzkontrolle prüft die Rechnungen und weist diese zurück, wenn sie den vorgängigen Bestimmungen nicht entsprechen.