Wirkungsvolle schriftliche Kommunikation

Sind Ihre Schriftstücke eine Visitenkarte für die kantonale Verwaltung?

Wirkungsvoll und richtig schreiben ist im Geschäftsbereich unbestritten wichtig. So trägt jeder Brief das Bild der Verwaltung nach aussen. Es lohnt sich darum, mit Sprache, Stil und Rechtschreibung sorgfältig umzugehen. Briefe sind allzu oft aus der Sicht der Schreibenden verfasst, umständlich formuliert und nicht zielgerichtet aufgebaut.

Die zentrale Frage muss sein:

Erreichen Sie Ihr Ziel beim Empfänger?

Mit Ihren Schriftstücken tragen Sie das Bild der Verwaltung nach aussen.

⇒ Bedenken Sie:

Wenn eine Bürgerin 10-mal mit der Verwaltung Kontakt hat,
so ist das in der Regel mindestens 8-mal schriftlich!

Die drei tragenden Säulen für die schriftliche Kommunikation sind:

Darstellung

  • Wirkungsvolle Stellen im Brief gezielt einsetzen: Adresse, Titel, Anrede, wichtige Stellen, Grussformel, Absender, PS.
  • Darstellungsrichtlinien des Kantons für einen einheitlichen Auftritt beachten (siehe nächste Seite oder intraso.so.ch).
  • Klar, übersichtlich, als Ganzes ansprechend gestalten.

Aufbau

  • Logisch und sinnvoll gliedern.
  • Zuerst die Hauptaussage machen und danach begründen.

Sprache und Stil

  • Natürlich, verständlich und klar formulieren.
  • Leserin und Leser direkt ansprechen.
  • Klare, direkte Aussagen machen.
  • Grammatisch richtig schreiben.

Testen Sie sich mit diesen 12 Fragen:

  1. Ist der Titel aussagekräftig und wirkungsvoll?
  2. Ist der Leserin/dem Leser klar, was sie/er aufgrund meines Briefes machen soll?
  3. Ist der Brief zielgerichtet aufgebaut und formuliert?
  4. Entspricht die Darstellung den aktuellen Richtlinien des Kantons?
  5. Wirkt das ganze Schriftstück übersichtlich und ansprechend?
  6. Ist der Aufbau auch für die Leser logisch und sinnvoll?
  7. Steht das Entscheidende am Anfang, die Erklärungen und Begründungen danach?
  8. Habe ich natürlich formuliert, also etwa so, wie ich spreche?
  9. Sind meine Aussagen klar, ohne Floskeln und Phrasen?
  10. Ist das Schriftstück grammatisch richtig?
  11. Habe ich auch die neue Rechtschreibung beachtet?
  12. Passt mein Schreibstil zur Briefsituation und zum Ziel?

Wenn Sie die Fragen 12-mal mit JA beantwortet haben, können Sie sich beruhigt zurücklehnen. Ihre Schriftstücke überzeugen!

Wenn nicht, lesen Sie diese Zusammenfassung sorgfältig durch, studieren Sie ein empfohlenes Buch (siehe unten) oder besuchen Sie einen Kurs.

Ein guter Brief beachtet die Lesekurve

Für welche Stellen interessiert sich die Leserin zuerst? Untersuchungen haben dieses Verhalten erforscht: Zuerst überfliegt der Leser die Briefteile mit Blickfangwirkung. Diese wichtigen Briefstellen können auf dem Papier unterschiedlich angeordnet ein. Die gemischte Darstellung liegt im Trend und wird auch im Kanton Solothurn angewendet. Ein Musterbrief gemäss CI des Kantons Solothurn finden Sie nebenan unter Dokumente.

Informieren Sie sich im Intranet über die Grundlagen und die angebotenen Hilfsmittel um den einheitlichen Auftritt der Kantonalen Verwaltung umzusetzen.

Häufige Fragen und unsere Antworten

    FragenAntworten
    Herr oder Herrn?Es ist beides möglich.
    Gibt es Alternativen zu «Sehr geehrter …»?Ja, neben dieser Standardanrede sind auch möglich: «Guten Tag …» oder «Liebe …» oder «Grüezi … resp. Grüessech …».
    Ist die Anrede überhaupt noch nötig?Erfolgreiche Briefe wirken immer persönlich. Deshalb sind Anrede und Grussformel wichtig.
    Linksbündig oder klassisch eingerückt?Weder noch. Der Kanton sieht eine gemischte Darstellungsform vor: Im Adressbereich eingerückt und danach linksbündig (inkl. Grussformel).
    Blocksatz oder Flatterrand?Blocksatz in Briefen ist veraltet. Er verstärkt die Konservenwirkung und ist nicht lesergerecht.
    Grussformel mit oder ohne das Wort «Mit»?Beides ist möglich. Sowohl «Mit freundlichen Grüssen» als auch «Freundliche Grüsse».
    Wozu braucht es ein PS?Neben dem Titel ist das PS die am meisten beachtete Stelle. Besonders als Starthilfe oder für wichtige Hinweise ist es gut geeignet.
    Braucht es Vornamen?Ja. Schreiben Sie ihn bei der Adresse (persönlichere Wirkung) und auch bei Ihrem Namen unter der Unterschrift.
    Wie soll man mit männlichen und weiblichen Begriffen umgehenEs gibt zwei Möglichkeiten: Entweder Sie schreiben beide Begriffe (Lehrerinnen und Lehrer) oder Sie schreiben ein geschlechtsneutrales Wort (Lehrpersonen).

    Ein gut aufgebauter Brief lenkt die Lesenden

    Ihr Fachwissen ist die entscheidende Grundlage für den Inhalt des Schriftstückes. Beachten sie: Ein klar gegliederter Brief vervielfacht die Chance, Ihr Ziel zu erreichen.

    Die wichtigsten Tipps für einen guten Aufbau am Beispiel des Briefes

    Zwei Hinweise für den allgemeinen Aufbau:

    • Für jeden Gedanken einen Satz, für jedes Thema einen Abschnitt.
    • Die Hauptaussage zuerst, die Begründung danach.

    Was gehört zu einem guten Einstieg?

    • Ein aussagekräftiger und evtl. wirkungsvoller Titel.
    • Ein Einstiegssatz, der direkt zum Thema führt (ein Beispiel finden Sie unten).

    Zwei Regeln für den Hauptteil:

    • Das Negative im ersten Teil abschliessen.
    • Aufzählungen als solche gestalten, z.B. mit ‚ •, ♦ markieren.

    Die vier Möglichkeiten, einen Brief erfolgreich abzuschliessen:

    • Wenn Sie etwas auslösen wollen (Aktion): Sie-Formulierung und Verstärkung mit dem PS.
      «Bitte füllen Sie das Formular aus und senden Sie es zurück.»
      «PS: Am schnellsten geht das, wenn Sie uns mailen. Unsere Mail-Adresse ist ………»
    • Wenn alles klar sein sollte (Pseudoaktion): Sie-Formulierung. «Wenn Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns an.»
    • Wenn es situationsgerecht ist: ein persönlicher Wunsch. «Wir wünschen Ihnen raschen Erfolg in Ihrem Projekt.»
    • Wenn nichts davon zutrifft: Kein Schlusssatz, direkt zur Grussformel.

    Ein schlechtes und ein gutes Beispiel für den Einstieg ... und der Kommentar dazu

     

     

    Schreiben Sie so natürlich, wie Sie reden

    Wenn Sie natürlich formulieren, versteht die Leserin Sie besser. Schreiben Sie hingegen umständlich und «korrespondenzig», wird es für die Empfänger schwierig. Ein unmittelbar verständlicher Text wirkt darum besser.

    Formulieren Sie nicht mit Unarten...... sondern schreiben Sie natürlich
    • Unnötige Fremdwörter, nicht geläufige Fachwörter
      • retournieren, prompt
    • Deutsche Wörter, Fachwörter erklären
      • zurücksenden, rasch
    • Substantivierungen
      • Mit der Bitte um Erledigung
    • Verben und Adjektive
      • Bitte erledigen Sie …
    • Umständliche Wendungen
      • Hiermit teilen wir Ihnen mit, dass …
    • Ersatzlos weglassen, direkt beginnen
    • WIR-Stil (zu viele Sätze mit WIR)
      • Wir beziehen uns auf Ihren Antrag um ...
      • Wir senden Ihnen...
    • SIE-Stil (etwa 50% der Sätze)
      • Sie haben bei uns beantragt ...
      • Sie erhalten ...
    • Passiv-Sätze
      • In der Verordnung wird von Ihnen verlangt, …
    • Aktiv-Sätze
      • Sie müssen nach Verordnung ...
      • Die Verordnung verlangt von Ihnen, ...
    • Klemmkonstruktionen (Einschübe)
      • Die gestern von Ihrem Amt eingereichte, aber von der übergeordneten Behörde noch
        nicht bewilligte Entzugsandrohung  … Gestützt auf Artikel 8 Absatz ……… muss der
        Gesuchsteller innert zwanzig Tagen …
    • Pro Gedanke ein Satz, Quellen am Schluss
      • Gestern hat Ihr Amt eine Entzugsandrohung eingereicht.
      • Die übergeordnete Behörde hat diese allerdings noch nicht bewilligt.
      • Der Gesuchsteller muss innerhalb von 20 Tagen ... (Art. 8 Absatz ......).

    Zwei besondere Punkte zum Thema schriftliche Kommunikation

    Die neue Rechtschreibung

    • Zu einem modernen Brief gehört auch eine aktuelle Sprache. Wenden Sie die neue Rechtschreibung in allen Ihren Texten an.(RRB Nr. 1539 vom 14. Juli 1998)
    • Übernehmen Sie augenfällige neue Wortbilder: Tipp, platzieren, nummerieren, Potenzial
    • Beachten Sie besonders die Gross- und Getrenntschreibung: im Allgemeinen, zum Voraus, kennen lernen, auseinander setzen
    • Schreiben Sie Fremdwörter aus den Landessprachen weiterhin französisch bzw. italienisch: Portemonnaie, Communiqué, Spaghetti…
    • Nehmen Sie zum schnellen Nachschlagen die Wortliste «Leitfaden zur Neuregelung der deutschen Rechtschreibung» (EDMZ) zu Hilfe.

    E-Mail – die elektronische Post

    • Schreiben Sie immer einen aussagekräftigen Titel / Betreff.
    • Fassen Sie sich kurz.
    • Füllen Sie Ihre E-Mails nicht mit unnötigen Beilagen an (Logos, Unterschriften, überflüssige Attachements).
    • Seien Sie höflich. Auch wenn E-Mails weniger förmlich sind, braucht es geeignete Kommunikationsformen.
    • Leiten Sie E-Mails nicht wahllos weiter und senden Sie sie auch nicht beliebig zur Information.
    • Stellen Sie an die elektronische Post die gleichen Qualitätsanforderungen, wie an Ihre Briefe.
    • Versehen Sie jedes Mail mit einer vollständigen Mailsignatur (Name, Funktion, Adresse, Telefon).

    Hinweise auf Bücher und andere Quellen

    Drei Bücher, die Ihnen weiterhelfen:

    • Briefe ohne Floskeln, die neue Art zu schreiben / Angelika Ramer / Verlag SKV
    • Kundenorientiert korrespondieren, das professionelle 1x1 / Erhard Schätzlein / Cornelsen Verlag
    • Die neue Rechtschreibung, alle Regeln zum Lernen und Nachschlagen / Christian Stang / Langenscheidt Verlag

    Wenn Sie Fragen haben zur Rechtschreibung oder zum Stil: www.skribent.ch