Kanton Solothurn

Oft begehen wir den Fehler, zu viel auf einmal tun zu wollen und laufen dann Gefahr, uns zu verzetteln. Am Abend haben wir zwar viel gearbeitet, aber das Wichtigste ist oft liegen geblieben oder noch nicht fertig. Besser ist es deshalb, sich Prioritäten zu setzen.

Wir entscheiden, welche Tätigkeiten von erstrangiger Bedeutung sind und welche Tätigkeiten wir nachrangig behandeln können. Aufgaben von erster Priorität erledigen wir zuerst.

1. Motto: «Wer im Frühling nicht sät, wird im Herbst nicht ernten.» Planen ist die zu leistende Denkarbeit zum Erreichen eines Zieles. Planen kostet, spart aber letztlich Zeit.
2. Planen Sie immer schriftlich; das entlastet das Gehirn und wirkt selbstmotivierend. Tagespläne, die man nur im Kopf hat, werden leicht wieder umgestossen.
3. Verplanen Sie Ihre Zeit zu höchstens 60%. Die restlichen 40% sind Pufferzeiten und können zu 20% für Unvorhergesehenes und zu 20% für soziale Kontakte eingesetzt werden.
4. Planen Sie Ihren Tag grundsätzlich bereits am Vorabend. Sie können so Ihre Freizeit besser geniessen. Wochenpläne werden sinnvollerweise bereits am Freitag erstellt.

Fazit: Wir arbeiten effektiver – und erst noch unter weniger Stress!

Die ABC-Analyse hilft uns herauszufinden, welche Aufgaben am meisten zur Erreichung unserer Ziele beitragen und die wir deshalb in erster Priorität erledigen sollten.

Wir unterteilen unsere Aufgaben in drei Klassen:

A, B und C.

20% unserer Arbeitszeit widmen wir Tätigkeiten, die 80% unserer Ergebnisse liefern.

Oder umgekehrt:
80% unserer Arbeitszeit benötigen wir für Aufgaben, die nur 20% der Ergebnisse liefern (Perfektionismus usw.).

Dass diese Aufgaben in erster Priorität erledigt werden, versteht sich von selbst.

Das sind die Aufgaben, die uns oft in Zeitdruck bringen. Obwohl sie eigentlich für unsere Ziele von geringerer Bedeutung sind, müssen sie dringlich behandelt werden. Deshalb gilt es, diese Aufgaben zeitlich gut zu planen. Merke: Was wir rechtzeitig erledigen (oder erledigen lassen), wird nie dringlich werden!

Auch wenn wir glauben, keine solchen Aufgaben zu haben, lohnt es sich, darüber nachzudenken. Solche Aufgaben sollten nach Möglichkeit ersatzlos gestrichen werden.

Kommunikation ist zwar wichtig, aber behalten Sie jeweils  die Zeitdauer im Auge. Reservieren Sie sich pro Tag z. B. eine «ruhige Stunde», in der Sie nicht gestört werden wollen, um Ihre wichtigste(n) Aufgabe(n) zu erledigen.

Dauern oft viel zu lange, rauben wertvolle Zeit und bringen nicht selten ein unbefriedigendes Ergebnis. Sitzungen sollen in der Regel nie länger als 2 Stunden dauern. Achten Sie auf klar definierte Traktanden.

Krisenmanagement braucht enorm viel Zeit. Mangelhafte Planung, unzureichende Zwischenkontrolle und das Fehlen von geeigneten Massnahmen zur Vorbeugung von Problemen führen oft zu unnötigen Krisen. Zeit, die rechtzeitig zur Vorbeugung von Krisen aufgewendet wird, ist eine lohnende Investition!

Unangenehme Aufgaben schieben wir oft vor uns her, bleiben unerledigt und werden zu einer ständigen Belastung.

Oft fehlt es uns auch an Selbstdisziplin, um das, was wir uns vorgenommen haben, auch durchzuführen.

«Stress kommt nicht von den Dingen, die wir erledigt haben,
sondern von dem, was wir nicht bewältigt haben:
Was wir nicht schaffen, das schafft uns!
Stress ist schlechtes Gewissen.»

_{Prof. Dr. Lothar J. Seiwert}