Projektmanagement
Ein Kurzleitfaden
Jedes Projekt ist eine Herausforderung – zielorientiert, lehrreich, spannend, aussergewöhnlich und meist anspruchsvoll.
Ziel dieses Leitfadens
Diese Kurzeinführung ins Projektmanagement soll das praktische Angehen eines Projektes erleichtern und auf vorhandene Hilfsmittel und Informationsstellen aufmerksam machen. Die Merkblätter, Hilfsformulare und Checklisten tragen dazu bei, dass ein Projekt erfolgreich zum Ziel geführt werden kann.
Was ist ein Projekt
Ein Projekt ist ein...
| Projektstruktur |
| Projektarten |
| Zielsetzung |
| Kreativität |
| Teamwork |
| Projektorganisation |
| Controlling |
| Phasenplan |
| Rentabilität |
Die wichtigsten Merkmale eines Projektes sind:
Einmaligkeit ⇒ Einmalige Ausführung einer neuartigen, komplexen Aufgabe
Termin ⇒ Start und Endzeit sind bekannt
Budget ⇒ Kosten sind definiert
Organisation ⇒ Organisationsstruktur ist festgelegt
Ziel ⇒ Eindeutige inhaltliche und zeitliche Zielsetzung
Jedes Projekt hat seine Eigenart, und es gibt viele Möglichkeiten, Projekte zu charakterisieren.
Gliederungsmerkmale können sein:
- Grösse (kleine, mittlere, grosse Projekte)
- Bedeutung (z. B. strategische Wichtigkeit)
- Zeitlicher Horizont (Kurzprojekte/langjährige Projekte)
- Anwendungsgebiet (Informatik-, Organisations- oder Bauprojekte)
- Projektaufgabe (Einführungs-/Ausführungsprojekte oder Entwicklungsprojekte)
Die Gliederungsmerkmale helfen, die Projektart und die sich daraus ergebenden Anforderungen, Vorgehensweisen und Managementstrategien abzuleiten.
Um die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt zu schaffen, ist zuerst zu prüfen, ob die Rahmenbedingungen für ein Projekt erfüllt sind. Sind die Eckdaten geklärt und die Voraussetzungen für ein Projekt gegeben, gilt es, den Grundraster festzulegen. Dazu sind folgende Sachverhalte zu definieren:
- Projektziele
- Projektgrenzen
- Rahmenbedingungen
- Grobe Arbeitsstruktur
- Meilensteine
- Schätzung Personalbedarf
- Kostengrobschätzung
- Kommunikationsplan
- Dokumentationssystem
Die zusammengetragenen Informationen sind nun strukturiert in einem Projektauftrag zu dokumentieren. Der Projektauftrag ist von Zeit zu Zeit auf seine Richtigkeit und seine Vollständigkeit zu prüfen. Wenn sich wesentliche Änderungen bezüglich Ziel, Zeitrahmen oder Budget ergeben, ändert sich auch der Projektauftrag.
Hilfsmittel zur Planung und zum Controlling eines Projektes
Das Merkblatt «Hinweise zur Erarbeitung eines Grobkonzeptes» dient vor dem Projektstart dazu, die Projektplanung und den Projektablauf in übersichtlicher Form und strukturiert festzuhalten.
Die Vorlage dazu sowie das Merkblatt mit den Hinweisen finden Sie im Internet unter: www.pa.so.ch > Personalamt A–Z > Projektmanagement
Checklisten
Mit Hilfe von Checklisten können Kriterien überprüft werden, die in den jeweiligen Projektphasen zu beachten sind.
Checkliste für den Projektstart
| Thema | Auftrag |
|---|---|
| Projektauftrag | Zielrichtung, Budget und Termine sind schriftlich vereinbart |
| Projektleiter/-in | Projektleiter/-in und Stellvertretung sind bestimmt |
| Projektgruppe | Mitglieder der Projektgruppe sind definiert Entscheidungsgremien (bspw. Lenkungsausschuss) sind gebildet Verfügbarkeit der Gruppe ist ausreichend Kompetenz innerhalb der Gruppe ist vorhanden Kriterien für Entscheide durch Gremium sind festgelegt |
| Projektorganisation | Projektorganisation ist festgelegt (gem. sep. Hilfsblatt) |
| Projektstruktur | Grobe Projektstruktur (gem. sep. Hilfsblatt) ist erarbeitet |
| Projektablauf | Projektphasen und -schritte sind definiert Meilensteine sind gesetzt |
| Projekttätigkeiten | Inhalte der Projekttätigkeiten sind beschrieben Einzelne Projekttätigkeiten sind geplant Termine sind festgelegt Kosten pro Tätigkeit sind abgeklärt Einsatz des Personals ist geplant |
| Projektinformation | Informationskonzept ist erstellt Information an relevante Stellen ist erfolgt |
| Start | Startsitzung mit allen Teilnehmenden ist organisiert |
Checkliste für die Überwachung und Steuerung eines Projektes
| Thema | Auftrag |
|---|---|
| Projektsitzung | Regelmässige Sitzungen sind geplant Aufgaben/Tätigkeiten sind überprüft und angepasst Zuständigkeiten sind geklärt |
| Detailplanung | Planung ist soweit wie nötig detailliert |
| Durchführung | Vorgehen wird regelmässig überprüft Einzelne Vorhaben sind vereinbart Neue Tätigkeiten sind veranlasst Leitende Funktionen sind wahrgenommen Tätigkeiten werden regelmässig vorangetrieben |
| Projektkontrolle | Termine sind kontrolliert Inhalte sind überprüft Kosten sind überwacht |
| Koordination/ Führung | Teamkoordination wird regelmässig durchgeführt Führung wird wahrgenommen |
| Ergebnisse/Ideen | Ergebnisse und/oder Ideen sind festgehalten Ergebnisse und/oder Ideen sind weitergeleitet |
| Konflikte | Konflikte sind erkannt Konflikte sind geklärt |
| Entscheidungen | Entscheidungen wurden herbeigeführt Entscheidungen wurden getroffen |
Checkliste für den Abschluss eines Projektes
| Thema | Auftrag |
|---|---|
| Übergabe | Übergabeprozeduren sind erstellt Übergabe des Projektes ist vorbereitet |
| Information | Instruktion und Dokumentation sind vorhanden |
| Kritik | Ziele erreicht? (Kosten, Nutzen, Termin) |
| Auflösung | Anerkennung, Dank an Projektgruppe ist ausgesprochen Auflösung der Projektgruppe ist erfolgt |